home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 023a / rolofono.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-12-31  |  14KB  |  281 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.         ABOUT ROLOPHONE
  8.  
  9.  
  10.      
  11.         RoloPhone is a pop-up electronic directory which provides you
  12.         with a simple, fast lookup of names, companies, phone and fax
  13.         numbers.  Over five hundred entries can be stored for instant
  14.         recall, even if you are using your computer for another task. 
  15.         You can even "export" items from the directory to be inserted
  16.         into a document you may be working on. 
  17.         
  18.         RoloPhone is designed to operate on IBM personal computers, or
  19.         full compatibles, equipped with a fixed disk and using MS or PC
  20.         DOS level 3.0 or higher.  After installation the program resides
  21.         in the background, ready for use instantly.  Included are
  22.         utilities which allow you to add new entries, edit existing
  23.         entries and to quickly find an elusive name, phone or fax number.
  24.         
  25.         
  26.         INSTALLATION
  27.         
  28.         To install RoloPhone on your personal computer, insert the
  29.         diskette into Drive A and at the DOS prompt (C>) type A:INSTALL
  30.         followed by the Enter key.  This instruction will install the
  31.         software on fixed disk drive C.  During the installation process
  32.         you will be asked if you wish to keep or change the subdirectory
  33.         name and if you wish to have the program automatically install
  34.         itself when the computer is powered up.
  35.         
  36.         If you wish to install RoloPhone on a fixed drive other than C,
  37.         follow the word INSTALL with a space then the drive designator. 
  38.         For example, to install on drive D, type   A:INSTALL D.  
  39.         
  40.         After RoloPhone has been installed, you may summon the directory
  41.         at any time by striking the  Ctrl, Shift and R keys
  42.         simultaneously.
  43.         
  44.         
  45.         USING ROLOPHONE
  46.         
  47.         When you command RoloPhone to spring into service by striking the
  48.         Ctrl, Shift and R keys, you will see the directory window appear
  49.         on your screen.  You may scroll though the entries by using the
  50.         PgUp and PgDn keys; the Home and End keys take you to the
  51.         beginning or end of the directory.  To display addresses strike
  52.         the Alt and D keys simultaneously.  To add or edit entries, find
  53.         or sort, strike the  F10 key.  Help is available by striking the 
  54.         F1 key.  To exit and return to your application, strike the  Esc
  55.         key.
  56.          
  57.  
  58.  
  59.  
  60.                                                                  Page 2
  61.  
  62.         Striking the F10 key produces a pull down menu which appears on
  63.         the right side of the window as shown above.  You may select one
  64.         of the utilities by moving the cursor to the desired position and
  65.         striking the Enter key.  An alternate to using the F10 key and
  66.         the pull down menu is the use of Alt-key sequences (striking the
  67.         Alt and another key simultaneously from the directory window) as
  68.         listed below:  
  69.         
  70.             Alt-A    Lets you add entries to your directory.  
  71.             Alt-E    Lets you edit existing entries.  
  72.             Alt-F    Finds an entry in your directory.  
  73.             Alt-S    Chooses how your directory is sorted.  
  74.             Alt-I    Displays general information about RoloPhone.  
  75.         
  76.         
  77.         Choosing Add allows you to add new names and numbers to your
  78.         directory.  Standard editing features are available such as
  79.         insert and overwrite modes.  The cursor keys move from field to
  80.         field; the Enter key moves to the next field.  When you have
  81.         finished, strike the  Esc key to review your work and exit,
  82.         saving the additions you have made.  Striking the  F2 key saves
  83.         your work immediately.  Quick-select the Add function by striking
  84.         the  Alt and  A keys simultaneously.  
  85.         
  86.         Choosing Edit allows you to make changes to names and numbers
  87.         already in your directory.  Standard editing features are
  88.         available such as insert and overwrite modes.  You may use the
  89.         cursor keys to move from field to field; the Enter key moves to
  90.         the next field.  When you have finished with all of the fields
  91.         you intend to change, strike the  Esc key to review your work and
  92.         exit, saving the changes you have made.  Striking the  F2 key at
  93.         any time saves your work immediately and returns to the directory
  94.         window.  You may quick-select the Edit function from the
  95.         directory window by striking the  Alt and  E keys simultaneously.  
  96.         
  97.         The Find utility allows you to find a specific entry in your
  98.         directory.  You may specify the entire field or you may enter
  99.         only a fragment, such as the first few letters.  The first match
  100.         found will be displayed.  If an exact match isn't found, the
  101.         closest match will be displayed.  Find is sensitive to both upper
  102.         and lower case, so be sure to enter exactly what you are looking
  103.         for.  Quick-select the Find function by striking the  Alt and  F
  104.         keys simultaneously.  
  105.         
  106.         Choosing the Sort utility allows you to sort the directory in
  107.         alphabetical or numerical order.  The directory is usually sorted
  108.         by Name or by Firm, but you may sort by Phone or Fax number if
  109.         you wish.  You may resort at any time to make it more convenient
  110.         to scroll through the directory.  Be aware that the Find utility
  111.         searches the field which on which the directory has been most
  112.         recently sorted, so if you usually search for a Firm name, sort
  113.         by Firm, and so forth.  You may quick-select the Sort function
  114.         from the directory window by striking the  Alt and  S keys
  115.         simultaneously instead of selecting from the pull down menu.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.                                                                    Page 3
  121.  
  122.         A comprehensive repertory of help screens is available at the
  123.         stroke of the  F1 key.  Help will appear within the directory
  124.         window.  It is context sensitive, that is the help displayed
  125.         relates to the function being performed.  Some help sessions
  126.         occupy only one screen, some more than one in which case the word
  127.         MORE will appear at the bottom.  You may escape from help at any
  128.         time by striking the  Esc key.
  129.         
  130.         Inserting text from RoloPhone.  Striking the  Alt and C keys
  131.         simultaneously allows you to copy any one of the lines displayed
  132.         on the screen into your document.  You will be asked to select 
  133.         Name, Firm, Phone or FaX.  As soon as you make the selection, the
  134.         window will disappear and the selected line of text will appear
  135.         in your document at the cursor position.  If you are using the
  136.         address book accessory, you may copy the entire name and address
  137.         into your document by striking C after bringing the addresses
  138.         into view with Alt - D.  
  139.         
  140.         MORE ABOUT ROLOPHONE
  141.         
  142.         For those of you with a technical interest, or if you would like
  143.         to tinker a bit, the following information is provided for you. 
  144.         It will allow you to modify the screen presentation and system
  145.         capacities to suit individual preferences.  
  146.         
  147.         The technical name for RoloPhone is a Terminate and Stay Resident
  148.         (TSR) program.  When it is installed, either by action of the
  149.         autoexec.bat at power up, or by the action of a batch file called
  150.         rolo.bat which has been placed in the root directory, RoloPhone
  151.         remains resident in memory, running in the background.  While in
  152.         the background it has but one task, to detect the presence of the
  153.         keystroke combination Ctrl Shift and R .  When the sequence is
  154.         detected, the directory screen is brought to the foreground.
  155.         
  156.         
  157.         More About Install
  158.         
  159.         RoloPhone is distributed on diskette in a single file named
  160.         install.exe.  When called into service, install unbundles several
  161.         compressed files and places them in a subdirectory called rolo. 
  162.         During the process you are given an opportunity to rename the
  163.         subdirectory if you don't fancy the one chosen by install.  
  164.         
  165.         A batch file called rolo.bat is placed in the root directory.  It
  166.         is used if you do not elect to have RoloPhone load automatically
  167.         on power up.  Even if loading is automatic, if for some reason
  168.         RoloPhone is released, typing rolo at the DOS prompt will reload.  
  169.         
  170.         Automatic loading is accomplished by a line added to your
  171.         autoexec.bat file, or by the creation of one if it does not
  172.         exist.  Again, during the process of installation, you are given
  173.         a choice as to whether or not you wish the autoexec.bat modified. 
  174.         If modified, a copy of the existing autoexec.bat is saved as
  175.         autoexec.rol.
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                                                                    Page 4
  181.  
  182.         During installation you will also be asked if you are using a
  183.         color or monochrome monitor.  This choice is necessary to
  184.         accommodate certain types of displays, particularly LCD or plasma
  185.         discharge, which may be classified as "color" but do not respond
  186.         to certain of the highlighting attributes used in RoloPhone.  If
  187.         your computer uses either of these types of display, you should
  188.         elect "no" when asked if yours is a color monitor.  
  189.         
  190.         
  191.         The Screen and SOS
  192.         
  193.         When you are in the directory window, you may move the display up
  194.         or down by striking the  Ctrl and the  PgUp or  PgDn keys
  195.         simultaneously.  Likewise, to move the display horizontally
  196.         strike the  Ctrl and the horizontal cursor keys.  Strike the 
  197.         Ctrl and the  Home or  End keys to move the display to the upper
  198.         left or lower right corners respectively.  The position of the
  199.         window will remain where you have placed it until the computer is
  200.         turned off or until RoloPhone is unloaded and reloaded.
  201.         
  202.         
  203.         When help is summoned using the F1 key and the last page of help
  204.         is displayed, a well known audible code is issued -- the familiar
  205.         international distress signal -- SOS.  You may change the
  206.         character of the signal by striking the  Alt and one of the
  207.         following keys while the help screen is displayed:
  208.         
  209.             Alt-U    Increases the pitch of tone.  
  210.             Alt-D    Decreases the pitch of tone..  
  211.             Alt-F    Increases the cadence of tone sequence.  
  212.             Alt-S    Decreases the cadence of tone sequence.  
  213.             Alt-Q    Turns the audible signal off altogether.  
  214.         
  215.         The selected attributes will remain until the computer is turned
  216.         off or until RoloPhone is unloaded and reloaded.
  217.         
  218.         
  219.         Unloading RoloPhone
  220.         
  221.         If for some reason you wish to remove RoloPhone from it's
  222.         resident position in memory you may do so by striking the Ctrl
  223.         Alt and U keys simultaneously while the directory window is being
  224.         displayed.  To reload you may type  ROLO while at the DOS prompt,
  225.         or execute an autoexec if you have installed for automatic
  226.         loading at power up.  Care should be taken when unloading if
  227.         other TSR programs have been loaded after RoloPhone; heed the
  228.         last-in-first-out rule.
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.                                                                    Page 5
  234.  
  235.         System Capacities
  236.         
  237.         The names and numbers which you place into the directory are
  238.         saved permanently on disk; additionally they are transferred to a
  239.         temporary buffer in system memory.  At the time of installation
  240.         the buffer size is set to 16 kbytes and the number of entries to
  241.         250.  You may change the buffer size and the number of entries if
  242.         you need to store more or if you only have a few and want to
  243.         conserve memory for other applications.  The prompt line at the
  244.         bottom of the directory window will tell you how much of the
  245.         buffer memory you have consumed.
  246.         
  247.         To change the buffer size you must first unload the TSR by
  248.         striking the  Ctrl  Alt and  U keys simultaneously.  Using your
  249.         favorite editor, modify the file rolo.bat and, if you have
  250.         specified automatic loading on power-up, the autoexec.bat file. 
  251.         In each of these files you will find a line item \rolo\rolo
  252.         (perhaps a different path name if you elected a different
  253.         subdirectory name during install).  
  254.         
  255.         Modify the line by appending the memory and entry requirements as
  256.         follows: \rolo\rolo -m[a] -e[b].  [a] may be any integer from
  257.         1000 to 48000, and sets the buffer size.  [b] is any integer from
  258.         10 to 1000 and sets the maximum number of entries.  It is a good
  259.         idea to keep the buffer size as small as possible to reduce the
  260.         amount of memory taken up by the resident system.  
  261.         
  262.         If your computer is equipped with EMS memory (also known as Lotus
  263.         Intel Microsoft or LIM memory), install will install the bulk of
  264.         RoloPhone in EMS, leaving only a very small portion in system
  265.         memory.  If you wish to disable this feature, append an X to the
  266.         command line.  For example, if you wish a buffer of 32k, 500
  267.         entries and to disable EMS memory installation, modify the
  268.         command line to be:
  269.         
  270.         \rolo\rolo -m32000 -e500 -x 
  271.         
  272.         
  273.         In Case of Difficulty
  274.         
  275.         Although installation and operation of RoloPhone is remarkably
  276.         simple, a technical or product question may arise.  Should this
  277.         be the case, you may reach customer support at JCL Associates by
  278.         calling (603) 746-4865 extension 7676.
  279.  
  280.  
  281.